SharePoint Online ist der zentrale Web- und Fileservice in Microsoft 365, der Usern zwei Seitentypen bietet: Communication Sites und Teams Sites. In diesem Blogbeitrag möchten wir euch die beiden vorstellen und erklären, wie eine Dateifreigabe in Microsoft Teams mittels SharePoint Online funktioniert.
1. Communication Sites
Kommunikationsseiten bilden einfach zu managende Intranet-Funktionalitäten ab. Hier können Inhalte jeglicher Form, wie z.B. News-Artikel, Videos und andere Informationen attraktiv und übersichtlich dargestellt werden. Communication Sites lassen sich in Teams Kanälen als Tab einbinden, sodass die entsprechenden Informationen auch innerhalb des Teams Clients schnell erreichbar sind. Sie bilden die Grundlage der Microsoft Dienste Viva Learning und Viva Connections, die wir in späteren Blogbeiträgen vorstellen möchten.
2. Team Sites
Team Sites sind besondere Seiten, die mit Microsoft 365 Gruppen und M365 Teams verknüpft sind. Gemeinsam mit einer Dokumentenbibliothek bilden sie die Grundlage für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Teams. Die Bibliothek wird beim Erstellen des Teams automatisch generiert. Für jeden Kanal wird ein Unterordner angelegt, den die User über den „Dateien / Files“ Tab im jeweiligen Kanal erreichen können. Dort können beliebig viele Unterordner erstellt und Dateien abgelegt werden. Zusätzlich zum Teams Client kann man auch per Browser auf die Dateien zugreifen, die URL könnte beispielsweise so aussehen:
https://contoso.sharepoint.com/:i:/r/sites/TeamName/Freigegebene%20Dokumente/KanalName/
Dateien in SharePoint Online bleiben unabhängig von den Nutzern über den gesamten Lebenszyklus des Teams verfügbar. Um in SharePoint Online gelagerte Daten offline verfügbar zu machen, können User Ordner mittels Synchronisationsfunktion in das persönliche OneDrive synchronisieren. Das bietet den Vorteil, dass Versionierung und Synchronisation beibehalten werden. Bei einem regulären Download über den Browser entfällt die Synchronisation, d.h. die bearbeitete Datei müsste wieder manuell in SharePoint hochgeladen werden.
Alle Mitglieder haben Zugriff auf Standard-Kanäle. Bei privaten und geteilten Kanälen werden eigene Sites mit separater Dokumentenbibliothek erstellt – der Zugriff ist streng auf ausgewählte Teilnehmer beschränkt.
Legen Sie klare Regeln fest, um Chaos in SharePoint Online zu vermeiden
SharePoint Online bildet eine gute Grundlage, um gemeinsam Dateien in Microsoft Teams zu speichern. Um einen Wildwuchs an Unterordnern zu vermeiden, sollten mit dem Team enge Vorgaben bezüglich dem Speichern der Daten abgesteckt werden. Sobald Dateien in SharePoint Online abgelegt werden, versioniert sie das System automatisch, d.h. die ursprünglichen Inhalte können nach einer Änderung wiederhergestellt werden. Löscht man Dateien, werden sie zuerst in den Papierkorb gelegt (Soft Delete) und nach einer gewissen Frist endgültig gelöscht.