Microsoft Teams ist eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen, die verschiedene Werkzeuge wie Chats, Anrufe, Besprechungen, Dateiablage und Apps in einem Arbeitsbereich integriert. Als Teil der Microsoft 365-Suite stellt Teams nicht nur eine produktive Arbeitsumgebung bereit, sondern bietet auch umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen, um den Schutz der Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Dieser Leitfaden bietet technisch versierten Benutzern einen Überblick über die wichtigsten Sicherheits- und Compliance-Funktionen in Teams, darunter Datenverlustprävention (DLP), Sensitivitätslabels, Aufbewahrungslabels, Kommunikationskonformität und den Schutz durch Defender for Office 365. Eine abschließende Übersichtstabelle fasst die Hauptfunktionen zusammen.
Datenverlustprävention (DLP)
Die Datenverlustprävention (DLP) ist eine unverzichtbare Sicherheitsfunktion, die den ungewollten Abfluss sensibler Informationen in Microsoft Teams verhindert. Sie hilft dabei, potenziell vertrauliche Daten zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese nicht versehentlich an unautorisierte Empfänger gesendet werden. Dies kann schwerwiegende rechtliche und rufschädigende Folgen für Unternehmen verhindern.
Die DLP-Funktion arbeitet auf Basis von Richtlinien, die im Microsoft 365 Compliance Center erstellt und verwaltet werden. Solche Richtlinien bestimmen, welche Daten als sensibel eingestuft werden, und legen fest, welche Maßnahmen bei einem Verstoß ergriffen werden. So kann eine Richtlinie beispielsweise das Versenden von Kreditkartennummern oder personenbezogenen Daten in Teams-Chats und Kanälen verbieten. Sollte ein Benutzer versuchen, solche Informationen zu teilen, wird er je nach Konfiguration der Richtlinie entweder blockiert oder gewarnt. Zudem wird der Vorfall protokolliert und der zuständige Administrator informiert.
DLP-Richtlinien können sowohl auf Microsoft Teams als auch auf andere Microsoft 365-Dienste wie Exchange, SharePoint und OneDrive angewendet werden. Administratoren können spezifische Szenarien abdecken, indem sie unterschiedliche Bedingungen und Ausnahmen in die Richtlinien integrieren. So kann beispielsweise eine Richtlinie erstellt werden, die nur für bestimmte Benutzergruppen gilt, oder eine Regel, die Kommunikation mit externen Partnern erlaubt, jedoch die Weitergabe sensibler Informationen an andere Domänen blockiert.
Zur Implementierung von DLP in Teams benötigen Unternehmen eine Microsoft 365-Lizenz, wie etwa Microsoft 365 E3 oder E5, die DLP unterstützt. Zudem müssen Administratoren über entsprechende Berechtigungen verfügen, um DLP-Richtlinien zu erstellen und zu verwalten.
Sensitivitätslabels
Sensitivitätslabels sind eine weitere essenzielle Funktion in Microsoft Teams, die es Benutzern ermöglicht, den Schutzgrad von Daten in ihrem Team zu definieren. Mit Sensitivitätslabels können Teams, Chat-Nachrichten und Dateien mit einem bestimmten Label versehen werden, das die Sensibilität dieser Informationen widerspiegelt. Dies kann etwa ein Label wie „Vertraulich“ oder „Geheim“ sein, das klar signalisiert, dass nur eine begrenzte Gruppe von Personen auf diese Informationen zugreifen darf.
Doch Sensitivitätslabels dienen nicht nur der visuellen Kennzeichnung. Sie helfen auch, Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen durchzusetzen. Wenn ein Dokument beispielsweise mit dem Label „Vertraulich“ versehen ist, kann das Label den Download oder die Weiterleitung der Datei einschränken. Zudem lassen sich zusätzliche Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Wasserzeichen und Zugriffsbeschränkungen aktivieren.
Um Sensitivitätslabels in Microsoft Teams zu verwenden, müssen Administratoren die Labels im Microsoft 365 Compliance Center oder über das Azure-Portal aktivieren. Hier können die Labels erstellt und für verschiedene Schutzstufen spezifische Einstellungen definiert werden. Diese Einstellungen können Maßnahmen wie Verschlüsselung, Ablaufdaten, Endbenutzeraktionen und die Protokollierung von Aktivitäten betreffen. In besonderen Fällen kann auch die Double Key Encryption genutzt werden, bei der sowohl der Kunde als auch Microsoft je einen Schlüssel zur Entschlüsselung der Daten bereitstellen.
In der Praxis:
In einem Unternehmen, das besonders schützenswerte Daten wie vertrauliche Verträge verwaltet, könnte ein Sensitivitätslabel „Geheim“ auf alle relevanten Dokumente angewendet werden. Dieses Label würde den Download, das Kopieren oder die Weiterleitung dieser Dokumente verhindern. Zudem könnte ein Wasserzeichen eingeblendet werden, das die Vertraulichkeit der Daten visuell unterstreicht. Für besonders sensible Daten könnte eine Verschlüsselung auf Basis der Double Key Encryption aktiviert werden, was den Schutz zusätzlich erhöht.
Darüber hinaus lassen sich Sensitivitätslabels dynamisch aktualisieren. Administratoren können automatische Regeln erstellen, die Labels basierend auf dem Inhalt der Daten anwenden oder ändern, wenn spezifische Kriterien erfüllt sind. Ebenso können Benutzer die Labels manuell anpassen, falls sich die Sensibilität der Daten ändert.
Aufbewahrungslabels
Aufbewahrungslabels sind eine unverzichtbare Funktion, um die Lebensdauer von Daten in Microsoft Teams zu steuern. Sie ermöglichen es Administratoren, Richtlinien festzulegen, die bestimmen, wie lange bestimmte Informationen gespeichert oder automatisch gelöscht werden sollen. Diese Funktion ist besonders wichtig, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Daten entweder sicher gelöscht oder für den festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden.
Aufbewahrungslabels können sowohl auf Chat-Nachrichten als auch auf Dateien angewendet werden, die in Teams geteilt werden. Administratoren können die Richtlinien an gesetzliche Anforderungen oder interne Richtlinien anpassen, indem sie bestimmen, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht werden sollen. Die Richtlinien können auch automatisch auf Daten angewendet werden, die bestimmte Kriterien wie den Inhalt oder den Speicherort der Daten erfüllen.
Im Microsoft 365 Compliance Center können Administratoren Name, Beschreibung, Aufbewahrungszeitraum und Aktionen für jede Richtlinie definieren. Sie können außerdem festlegen, ob die Labels automatisch oder manuell auf Inhalte angewendet werden sollen. Nach der Erstellung kann es einige Stunden oder Tage dauern, bis die Richtlinie auf alle betroffenen Teams oder Benutzer angewendet wird.
Anwendungsbeispiel:
In einer Rechtsabteilung, die gesetzlich verpflichtet ist, bestimmte Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren, könnte eine Richtlinie erstellt werden, die vorschreibt, dass alle geteilten Dateien für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden müssen. Gleichzeitig könnte festgelegt werden, dass Chat-Nachrichten nach einem Jahr gelöscht werden, um unnötige Datenspeicherung zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Diese Aufbewahrungsrichtlinien tragen dazu bei, rechtliche Anforderungen effizient zu erfüllen.
Zudem können Berichte und Dashboards im Microsoft 365 Compliance Center genutzt werden, um den Status der Aufbewahrung zu überwachen und sicherzustellen, dass die Richtlinien korrekt angewendet werden. Verstöße oder Probleme können durch Warnungen und das Aktivitätsprotokoll verfolgt und behoben werden.
Kommunikationskonformität
Die Kommunikationskonformität in Microsoft Teams ermöglicht es Unternehmen, sicherzustellen, dass die interne Kommunikation den geltenden Verhaltens- und Rechtsvorschriften entspricht. Administratoren können Richtlinien definieren, die festlegen, welche Arten von Kommunikation als unangemessen, beleidigend oder riskant eingestuft werden. Diese Funktion ist besonders wertvoll, um eine respektvolle Arbeitskultur zu fördern und gleichzeitig rechtliche Risiken zu minimieren.
Teams analysiert die Kommunikation in Chats und Kanälen mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, um potenziell problematische Inhalte zu erkennen. Administratoren können bei Verstößen automatische Maßnahmen wie das Blockieren oder Entfernen der betreffenden Kommunikation ergreifen oder Warnungen an die betroffenen Benutzer oder den Administrator senden.
Kommunikationskonformität ist nicht nur ein Werkzeug zur Einhaltung von Vorschriften, sondern trägt auch zur Schaffung eines respektvollen und produktiven Arbeitsumfelds bei. Administratoren können Berichte im Microsoft 365 Compliance Center nutzen, um Verstöße zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Kommunikationsrichtlinien eingehalten werden.
Anwendungsszenario:
In einem Unternehmen, das hohen Wert auf ethische Arbeitsrichtlinien legt, könnten Kommunikationsrichtlinien erstellt werden, die verhindern, dass in Teams diskriminierende oder beleidigende Sprache verwendet wird. Sollte ein Mitarbeiter eine solche Nachricht verfassen, wird die Nachricht blockiert und der Vorfall an den zuständigen Administrator gemeldet. Dies trägt zur Wahrung eines respektvollen Umgangs unter den Mitarbeitern bei und hilft, rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Um Kommunikationskonformität in Teams umzusetzen, müssen Administratoren zunächst entsprechende Berechtigungen im Microsoft 365 Compliance Center einrichten. Anschließend können spezifische Richtlinien erstellt, angepasst und bei Bedarf regelmäßig aktualisiert werden, um neue Anforderungen zu erfüllen.
Schutz mit Defender for Office 365
Defender for Office 365 bietet erweiterten Schutz vor Cyberbedrohungen in Microsoft Teams, wie etwa Phishing, Malware, Ransomware, Spoofing oder Zero-Day-Angriffe. Diese Bedrohungen können schwerwiegende Auswirkungen auf die Datensicherheit eines Unternehmens haben, doch Defender for Office 365 schützt Teams proaktiv durch maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz.
Mit Defender for Office 365 können Administratoren Richtlinien festlegen, die potenzielle Bedrohungen automatisch erkennen und darauf reagieren. So kann der Zugriff auf schädliche Links oder Anhänge in Teams-Nachrichten blockiert werden. Wird eine Bedrohung erkannt, kann Teams die Kommunikation sperren, entfernen oder isolieren und eine Benachrichtigung an die betroffenen Benutzer oder den Administrator senden.
Praxisbeispiel:
Ein Mitarbeiter erhält in einem Teams-Chat eine Nachricht mit einem verdächtigen Link. Defender for Office 365 erkennt die Bedrohung und blockiert den Link automatisch, bevor der Mitarbeiter ihn öffnen kann. Gleichzeitig wird der Vorfall im System protokolliert und eine Warnung an den Administrator gesendet, um den Angriff zu untersuchen.
Durch den Einsatz von KI und maschinellem Lernen kann Defender for Office 365 neue Bedrohungen frühzeitig erkennen und neutralisieren. Administratoren können ebenfalls Berichte nutzen, um potenzielle Risiken zu überwachen und auf frühere Angriffe zu reagieren.
Fazit
Microsoft Teams bietet eine umfassende Palette an Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Daten zu schützen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die Kombination aus Datenverlustprävention, Sensitivitätslabels, Aufbewahrungslabels, Kommunikationskonformität und Defender for Office 365 gewährleistet, dass Unternehmen sensible Informationen effektiv verwalten und gleichzeitig eine sichere und produktive Arbeitsumgebung fördern können.
Alle Vorteile auf einen Blick
Funktion | Beschreibung | Vorteile |
Datenverlustprävention | Verhindert die Weitergabe von sensiblen oder vertraulichen Informationen an Personen außerhalb der Organisation | Schützt die Daten und die Privatsphäre der Benutzer und der Organisation |
Sensitivitätslabels | Ermöglicht es Benutzern, den Schutzgrad von Daten in Teams anzugeben | Erhöht das Bewusstsein und die Verantwortung der Benutzer für die Daten und ermöglicht die Durchsetzung von Sicherheits- und Compliance-Einstellungen |
Aufbewahrungslabels | Ermöglicht es Administratoren, die Lebensdauer von Daten in Teams zu steuern | Optimiert den Speicherplatz und die Leistung von Teams und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Löschung von Daten |
Kommunikationskonformität | Ermöglicht es Administratoren, die Einhaltung von Verhaltensregeln und gesetzlichen Vorschriften in Teams zu überwachen und durchzusetzen | Fördert eine positive und respektvolle Arbeitskultur und reduziert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder Reputationsschäden |
Defender for Office 365 | Ermöglicht es Administratoren, Teams vor verschiedenen Arten von Cyberbedrohungen zu schützen | Verbessert die Sicherheit und die Zuverlässigkeit von Teams und schützt die Benutzer und die Organisation vor finanziellen oder operativen Verlusten |