So meistern Sie Sicherheit und Effizienz
Die Implementierung einer effektiven Governance-Strategie in Microsoft Teams ist der Schlüssel zu erfolgreicher und effizienter Zusammenarbeit im Unternehmen. Eine durchdachte Governance-Strategie stellt sicher, dass Teams optimal genutzt wird, Sicherheitsrisiken minimiert und Compliance-Anforderungen konsequent eingehalten werden.
1. Richtlinien und Prozesse definieren
Der erste Schritt zu einer effizienten Governance besteht in der klaren Definition von Richtlinien und Prozessen. Dies umfasst die Festlegung von Namenskonventionen für Teams, Kanäle und Dateien sowie die Bestimmung von Zugriffsrechten und Berechtigungen. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen dieser Richtlinien sind erforderlich, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen gerecht werden. Zudem sollten neue Teams nur durch Administratoren und nach vorheriger Anfrage erstellt werden können, um unkontrollierte Team-Erstellungen zu vermeiden.
Beispiele für Namenskonventionen:
Teams:
Org-wide Teams: Org_<Unternehmensname>
Department Teams: Dept_<Abteilungsname>
Project Teams: Proj_<Projektname>_<Jahr>
Kanäle:
Allgemein: General
Ankündigungen: Announcements
Projektplanung: Project_Planning
Entwicklung: Development
Dateien:
Projektdokumente: Proj_<Projektname>_<Dokumenttyp>_<Datum>
Berichte: Report_<Abteilungsname>_<Monat>_<Jahr>
Präsentationen: Presentation_<Thema>_<Datum>
Ordner:
Hauptordner: Projects
Unterordner: Proj_<Projektname>
Unterordner: Docs
Unterordner: Reports
Unterordner: Presentations
2. Lebenszyklusmanagement
Das Management des Lebenszyklus von Teams ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Governance. Dies umfasst die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Teams. Automatisierte Prozesse können dabei helfen, verwaiste oder inaktive Teams zu identifizieren und zu entfernen, um die Übersichtlichkeit zu wahren und Speicherressourcen zu optimieren.
Phase | Beschreibung |
Erstellung | Ein neues Team wird erstellt, um ein spezifisches Ziel oder Projekt zu unterstützen. |
Aktiv | Das Team ist aktiv und arbeitet an den definierten Aufgaben und Projekten. |
Überprüfung | Regelmäßige Überprüfung der Teamaktivitäten und -mitglieder, um sicherzustellen, dass das Team noch relevant und aktiv ist. |
Archivierung | Wenn das Team seine Ziele erreicht hat oder nicht mehr benötigt wird, wird es archiviert, um die Daten zu erhalten, aber die aktive Nutzung zu beenden. |
Löschung | Nach einer bestimmten Zeit der Archivierung und wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, wird das Team endgültig gelöscht. |
3. Strukturierung der Teams und Kanäle
Die Strukturierung von Teams in Microsoft Teams kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu optimieren. Hier sind einige Best Practices für die Strukturierung von Teams auf den Ebenen Org-wide, Department und Project:
Org-wide Teams
Org-wide Teams sind ideal für die unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie ermöglichen es, wichtige Ankündigungen und Informationen schnell und effizient an alle Mitarbeiter zu verteilen. Org-wide Teams sollten gut moderiert werden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation relevant und zielgerichtet bleibt.
Department Teams
Department Teams sind für die Zusammenarbeit innerhalb einzelner Abteilungen oder Funktionsbereiche gedacht. Sie bieten eine Plattform für die gemeinsame Arbeit an abteilungsspezifischen Projekten und Aufgaben. Es ist wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Department Teams zu definieren, um die Effizienz zu maximieren.
Project Teams
Project Teams sind temporäre Teams, die für die Dauer eines bestimmten Projekts eingerichtet werden. Sie ermöglichen eine fokussierte Zusammenarbeit und erleichtern die Nachverfolgung von Projektfortschritten. Nach Abschluss des Projekts sollten Project Teams archiviert oder gelöscht werden, um die Übersichtlichkeit zu wahren.
Kanalarten in einem Teams-Team
In Microsoft Teams gibt es verschiedene Arten von Kanälen, die jeweils verschiedene Zwecke erfüllen können. Standardkanäle sind für die allgemeine Zusammenarbeit innerhalb eines Teams gedacht. Sie sind für alle Teammitglieder sichtbar und ermöglichen die einfache Kommunikation und den Austausch von Dateien. Private Kanäle hingegen bieten eine Möglichkeit für vertrauliche Gespräche und Projekte, da nur bestimmte Mitglieder des Teams darauf zugreifen können. Dies ist besonders nützlich, wenn mit sensiblen Informationen oder in kleineren Gruppen gearbeitet werden soll. Geteilte Kanäle schließlich ermöglichen die Zusammenarbeit mit Mitgliedern aus anderen Teams oder sogar anderen Organisationen. Diese Kanäle bieten eine flexible Lösung, um externe Partner, Kunden oder Berater in die Teamarbeit einzubinden, ohne dass sie Zugang zu anderen Inhalten des Teams erhalten.
Kanalart | Sichtbarkeit | Zweck | Beispiele |
Standardkanal | Für alle Teammitglieder sichtbar | Allgemeine Zusammenarbeit und Kommunikation | Team-Updates, Projektkommunikation, Datei-Austausch |
Privatkanal | Nur für bestimmte Mitglieder zugänglich | Vertrauliche Gespräche und Projekte | Sensible Informationen, kleinere Arbeitsgruppen |
Geteilter Kanal | Kann Mitglieder aus anderen Teams oder Organisationen enthalten | Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Beratern | Projekte mit Kunden, Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen |
4. Viva Engage als Ergänzung zum Org-wide Team
Für große Organisationen kann die Nutzung von Viva Engage eine wertvolle Ergänzung zu Org-wide Teams darstellen. Viva Engage, basierend auf Yammer, ermöglicht es Führungskräften und Mitarbeitern, sich über die gesamte Organisation hinweg zu vernetzen, Fragen zu beantworten, Geschichten zu teilen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen. Es kombiniert Communities, Gespräche und personalisierte Entdeckungen mit neuen Funktionen für Selbstausdruck und Teilen durch Geschichten. Dies fördert nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern stärkt auch das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter.
5. Gast-Accounts (Guest Access)
Gast-Accounts ermöglichen es externen Benutzern, mit einer gültigen E-Mail-Adresse als Gäste zu einem Team hinzuzufügen. Gäste können dann an Chats, Anrufen, Besprechungen und Dateifreigaben innerhalb des Teams teilnehmen sowie auf bestimmte Apps und Ressourcen zugreifen. Gäste haben jedoch keinen Zugriff auf andere Teams oder Kanäle in Ihrer Organisation und können keine Änderungen an den Team- oder Kanaleinstellungen vornehmen. Die Einladung des Gastes erfolgt per E-Mail. Bei Microsoft Schul- oder Organisationsaccounts kann die Authentifikation direkt bei Bestätigung erfolgen. Andere E-Mail-Adressen werden mittels Einmalcode verifiziert. Zur weiteren Absicherung des Gastzugriffs können Sicherheitsfeatures wie die Erzwingung von Multi-Faktor-Authentifikation und Conditional Access konfiguriert werden.
6. Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen
Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen sollten integraler Bestandteil der Governance-Strategie sein. Dazu gehört die Implementierung von Richtlinien zur Datenklassifizierung und -schutz, die Überwachung von Aktivitäten und die Durchführung regelmäßiger Audits. Mehr zu dem Thema gibt es im Artikel: Die Nutzung von Microsoft 365 Compliance-Tools
Fazit
Eine effektive Governance-Strategie in Microsoft Teams ist der zentrale Faktor für eine optimierte Zusammenarbeit und die strikte Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben. Durch die klar definierten Richtlinien und Prozessen, ein konsequentes Lebenszyklusmanagement der Teams sowie die Implementierung robuster Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen kann Teams effizient und sicher genutzt werden. Die Strukturierung von Teams auf verschiedenen Ebenen, die Einbindung von Gast-Accounts und die Nutzung von geteilten Kanälen sowie Viva Engage fördern zusätzlich die Kommunikation und Zusammenarbeit – besonders in großen Organisationen.
[CM1]Ist das korrekt?