Ein gut durchdachtes Rufnummernkonzept mit einheitlichen Telefonnummern wirkt nicht nur nach außen hin professioneller, sondern vereinfacht die interne Verwaltung ungeheuer. Wir zeigen Ihnen, wie wir bei einer #Telefonmigration vorgehen und was man beachten muss.
Eines schon einmal vorweg: Vor einer Migration muss zunächst ein Rufnummernkonzept erstellt werden, in dem mehrere Dinge berücksichtigt werden. Erst danach geht es an die Beschaffung, Analyse und Aufbereitung der vorliegenden Daten. Vielfältige Datenquellen, die nicht immer aktuell bzw. adhoc präsent sind, können dabei eine besondere Herausforderung darstellen. Die folgende Grafik verdeutlicht die schrittweise Vorgehensweise einer Migration und zeigt, welche Aspekte beim Management dazu gehören.
Welche AMT Anschlüsse sind vorhanden?
Zunächst einmal ermitteln wir die aktuell verwendeten Festnetzanschlüsse, Kopfnummern und Nebenstellenbereiche. Auch rechtliche Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel Verschlüsselung oder Notruf, sowie andere technischen Gegebenheiten müssen an dieser Stelle erfasst werden. Gerade Unternehmen aus dem Enterprise Segment haben oft regionale Anlagenanschlüsse mit unterschiedlichen Vertragskonditionen.
Da jeder Festnetzanschluss über einen individuellen Rufnummernkreis verfügt, muss dieser ebenso im Konzept festgehalten werden. Sonderanschlüsse für Faxgeräte, Alarmsysteme oder andere Legacy-Systeme sollten unbedingt berücksichtigt werden.
Wie werden die Anschlüsse genutzt?
Nachdem alle Rufnummernkreise und regionale Anschlüsse erfasst wurden, geht es in einem zweiten Schritt an die Sortierung und Filterung der umfangreichen Daten. Als erster Anlaufpunkt bietet sich in der Regel das bestehende System an, in dem alle Teilnehmer mit Rufnummern erfasst werden. Viele Enterprise Unternehmen setzen dedizierte Personal Management Systeme ein, die als führende Rufnummerndatenbank genutzt werden und als Ausgangslage dienen können. Im Microsoft Umfeld werden Rufnummern beispielsweise in der Azure Active Directory (AD) gepflegt. Hier kann es ratsam sein, Administratoren und Ableitungsleiter um Listen mit allen Mitarbeitern, Rufgruppen und Sammelanschlüssen zu bitten – dabei darf nicht auf Sonderlösungen, wie Fax oder Kontaktcenter, vergessen werden.
Das gilt es bei der Konsolidierung und Aufbereitung zu beachten?
Die Konsolidierung und sonstige Aufbereitung der Daten ist meist mit viel Aufwand verbunden – doch er lohnt sich. Bei der Konsolidierung müssen folgende Vorgaben von Microsoft Teams beachtet werden:
Jede Rufnummer muss einzigartig sein.
Jede Rufnummer muss im E.164 Format vorliegen.
Doppelungen lassen sich in der Regel schnell mit Hilfe von Excel identifizieren. Um Rufnummernkonflikte zu vermeiden, müssen diese doppelten Belegungen bereinigt werden. Daraus leitet sich meist ein zusätzlicher Rufnummernbedarf für die anstehende Migration ab. Zur Deckung des Bedarfs müssen entweder die vorhandenen Nummernkontingente ausgenutzt oder neue Rufnummernkreise beantragt werden.
Das E.164 Format ist eine genormte Darstellung der Rufnummer, die Ländercode, Ortsvorwahl, Kopfnummer und Nebenstelle beinhaltet. Klammern, Bindestriche und Leerzeichen lassen sich im Active Directory einfach per Script entfernen. Das sieht beispielsweise so aus:
(040) 12345-0987 wird zu +4940123450987
Wichtig ist an dieser Stelle, die bisherige Nutzung einer jeden Rufnummer zu prüfen und ggf. auch kritisch zu hinterfragen. So lassen sich zum Beispiel historisch gewachsene Strukturen (z.B. permanente Weiterleitungen) aufbrechen, wodurch Rufnummern wieder für die Benutzung freigegeben werden können.
Wir erfassen z.B. auch das Verhalten von abgehenden Rufnummern, sodass Maskierungen durch ein CLIP-No Screening in das Konzept mit einfließen können.
Beispiel:
Region | UPN | Phone No. | Ext. Caller-ID | Type | System |
EMEA | abc@corp.com | +494012345678 | +494012345000 | User | Teams |
APAC | def@corp.com | +338976508763 | none | User | Teams |
EMEA | Customerserviceemea@corp.com | +494012345000 | +494012345000 | Call Queue | Teams |
APAC | faxapac@corp.com | +3369420100 | +3369420100 | Fax | Fax Server |
Wie sieht ein Rufnummernkonzept aus bzw. wie läuft eine Migration ab?
Aus den gewonnenen Daten kann nun in Abstimmung mit allen Stakeholdern ein neues Rufnummernkonzept erstellt werden, aus dem sich die Zuweisung für einzelne Nutzer, Funktionstelefone und Sammelanschlüsse ableiten lässt. Dabei sollte jeder Provideranschluss hinsichtlich Vertragslaufzeit und Daseinsberechtigung geprüft werden. Wir empfehlen unseren Kunden im Zuge einer Telefoniemigration immer zu prüfen, ob Anschlüsse vielleicht in Form von konsolidierten SIP Trunks gebündelt werden können. Hier liegt nämlich in der Regel ein Einsparpotential bezüglich Kosten und technischer Komplexität vor.
Das Rufnummernkonzept sollte zudem eine zeitliche Planung für die Migration der User, Sammelanschlüsse, Standorte oder Abteilungen beinhalten.
Wie managt man das neue Telefonsystem?
Für die Zeit nach der Migration sollten Prozesse und Systeme geschaffen werden, die den Administratoren ein einfaches Rufnummernmanagement ermöglichen. Hierbei sollte der Automatisierungsgrad möglichst hoch angesetzt werden. Im Microsoft 365 Bereich könnte innerhalb von Teams mit Sharepointlisten gearbeitet werden. Wir empfehlen eine Pflege der Rufnummern in der Azure AD.
Sind Sie bereit für Ihre Telefonmigration?
Wenn Sie Unterstützung bei einer Telefoniemigration wünschen, sind wir gerne für Sie da! Einfach eine E-Mail schreiben oder anrufen.