Standard, privat oder geteilt? Eine kurze Einführung in die Unterschiede und Nutzungsmöglichkeiten von MS Teams Kanälen.
Seit dem 19.07.2022 hat Microsoft Teams eine erweiterte Nutzungsmöglichkeit für die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg veröffentlicht. Dafür wurde die Anwendung um einen weiteren dritten Kanal-Typen erweitert. Neben den Standardkanälen innerhalb eines Teams und den privaten, welche nur für bestimmte Mitglieder des Teams verfügbar gemacht werden können, gibt es nun eine geteilte Variante – den Shared Channel.
Doch welche neuen Möglichkeiten bietet der Kanal und worin unterscheidet er sich von den bestehenden? Microsoft MVP Michael Plettner erläuterte im Rahmen der Commsverse 2022 Ende Juni Vorteile, Voraussetzungen und was bei der Nutzung von Shared Channels zu beachten ist. Das wichtigste haben wir hier zusammengefasst.
Bisheriger Status quo
Innerhalb einer Organisation in zugeordneten Teams zu relevanten Themen zu chatten, Dateien auszutauschen und/oder zu bearbeiten, das alles bot MS Teams bereits. Team- bzw. Gruppenmitglieder mussten dafür nur ein reguläres Konto im Tenant erhalten. Externe benötigten einen Gastzugang für das jeweilige Team. Dieses Gastkonto ist eine eigene Identität in der Azure Active Directory (Nutzer-Verzeichnis).
Alle Mitarbeiter und Gäste erhalten dann jedoch Einblick in alle für dieses Team angelegten Informationen. Firmeninterna, die vielleicht nur eine spezielle Gruppe innerhalb des Teams betrafen, mussten bisher in ein extra Team oder einen privaten Kanal verlagert werden.
In private Kanäle wiederum können nur Mitglieder hinzugefügt werden, die bereits standardmäßig jenem Team angehören, also Organisationsmitglieder oder existierende Gäste die bereits Zugriff auf alle anderen (Standard) Kanäle haben.
Was ist neu
Mit Shared Channels wird die Zusammenarbeit innerhalb, vor allem aber auch außerhalb der Organisation wesentlich flexibler und damit einfacher. Das Einladen externer Mitglieder in einen expliziten Shared Channel ist nun möglich, ohne dass das externe Mitglied gleich Zugriff auf das restliche Team hat und ohne seinerseits den Tenant wechseln zu müssen. Einzige Voraussetzung ist ein authentifiziertes Office 365 Benutzer-Konto. So können Teams ganz individuell aus unterschiedlichen Mitgliedern zusammengestellt werden.
Beispielsweise ist eine übergreifende Zusammenarbeit zu einem bestimmten Thema einzelner Mitglieder verschiedener Teams und Organisationen möglich, ohne ein jeweils neues Team gründen zu müssen – also etwa zwischen Marketing, IT und externen Beratern. Mitglieder können über Namen oder eMail-Adresse gefunden und zugefügt werden und ausschließlich Informationen einsehen, die in diesem Kanal freigegeben wurden. Das ist vor allem unter datenschutzrechtlichen Aspekten interessant.
Darüber hinaus gewährt Shared Channels eine Reihe von optionalen Sicherheits-Einstellungen für den Team-Owner bzw. Administrator. Unter anderem das Erteilen von Rechten zum Erstellen oder Löschen eines geteilten Kanals, dem Zufügen/Entfernen von Mitgliedern, ob diesem Kanal überhaupt externe Mitglieder beitreten dürfen oder auch ob dieser Kanal mit einem externen anderen geteilten Kanal verbunden werden darf.
Die sich bietenden Möglichkeiten sind durchaus vielfältig und sollten in jedem Fall genau und rechtzeitig geplant werden.
Gut zu wissen
Da es nicht möglich ist einen in der Organisation bereits bestehenden Kanal in einen geteilten umzuwandeln, müssen geteilte Kanäle vom Team-Owner/Administrator neu angelegt. Wichtig ist auch, dass alle benötigten Apps bereits im Team installiert sind, bevor sie dann im geteilten Kanal benutzt werden können. Jedoch funktionieren einige Anwendungen wie der Planner zumindest aktuell noch nicht.
Die externe Zusammenarbeit über einen Shared Channel erfordert darüber hinaus immer einen übergreifenden Zugriff zwischen den verschiedenen Organisationen. Das bedeutet, dass die Administratoren sich gegenseitig als vertrauenswürdiges Unternehmen markieren müssen, bevor Mitglieder organisationsübergreifend einem geteilten Kanal zugefügt werden können.
Fazit
Der neue Kanal ist vor allem für die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg eine optimale Ergänzung und bietet
eine flexible Mitgliederstruktur
umfangreiche Sicherheitseinstellungen
einfachere und schnellere Kommunikation
verbesserten Datenschutz
eine verbesserte Usability in der Zusammenarbeit mit mehreren Unternehmen, wodurch kein Tenantwechsel mehr notwendig ist.
Und welcher Kanal ist nun der richtige? Das kann ganz einfach mit Hilfe unseres Entscheidungsdiagramms beantwortet werden:
