In der modernen Arbeitswelt sind die wenigsten Projekte und Tätigkeiten rein organisationsintern. Oftmals arbeitet man mit externen Kunden, Dienstleistern oder Zulieferern zusammen und benötigt dafür ein professionelles Kollaborationstool – wie zum Beispiel Microsoft Teams. Und das eignet sich nicht nur für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern kann auch mit unternehmensexternen Personen genutzt werden. In diesem Blogartikel zeigen wir, wie man Gastzugänge, geteilte Kanäle oder einen External Access in Teams einrichten kann und wo die Vor- und Nachteile liegen.
1. Guest Access (Gastzugang) innerhalb eines Teams
Der Gastzugriff erlaubt Teammitgliedern, externe User mit einer gültigen E-Mail-Adresse als Gäste zu einem Team hinzuzufügen. Diese können dann an Chats, Anrufen und Besprechungen teilnehmen bzw. auf Dateifreigaben, bestimmte Apps und Ressourcen zugreifen. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf andere Teams oder Kanäle einer Organisation und können auch keine Änderungen an Team- oder Kanaleinstellungen vornehmen. Die Einladung an den Gast erfolgt per E-Mail, die dann mit einem einmaligen Code verifiziert wird. Bei Schul- oder Organisationsaccounts von Microsoft erfolgt die Authentifikation direkt. Zur weiteren Absicherung des Gastzugriffs können zusätzliche Sicherheitsfeatures, wie z.B. eine Multi-Faktor-Authentifizierung oder Conditional Access, konfiguriert werden. Um den Gastzugriff global zu aktivieren, müssen die entsprechenden Optionen im Teams Admin-Center konfiguriert werden. Dort können neben der globalen an/aus-Regelung für Gastzugriffe weitere Einschränkungen bzgl. Funktionsumfang vorgenommen werden. Dafür ist keine separate M365 Lizenz erforderlich.
2. Shared Channels (Geteilte Kanäle)
Eine Alternative zu Guest Access sind geteilte Kanäle, für die im Vorfeld eine administrative B2B-Connect-Verbindung in Azure AD eingerichtet werden muss. Dafür entfällt im Gegenzug die Erstellung eines Gastzugriffs. Bei den sogenannten Shared Channels authentifizieren sich Mitglieder aus den jeweiligen Organisationen mittels Azure AD und bekommen so Zugriff auf alle Ressourcen und Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb des Teams-Kanals.
3. External Access (Externer Zugriff)
Der externe Zugriff eignet sich zum Beispiel für eine einfache Kommunikation mit externen Teams oder Skype for Business Usern. Durch die Angabe einer E-Mail-Adresse können Teilnehmer mit Microsoft-Identitäten (Azure AD oder Outlook) weltweit gefunden und eine Kommunikation via Chat und Sprach-/Videoanruf initiiert werden. Der externe User ist dabei nicht Teil eines Teams und kann daher auch nicht an weiteren Besprechungen teilnehmen oder auf Dateifreigaben zugreifen.
Die Kommunikation mit diesen externen Usern kann organisationsweit oder per Nutzerrichtlinie im Teams Admin Center konfiguriert werden. Innerhalb von Organisationen kann man z.B. spezifische Domains für die Kommunikation blockieren oder erlauben (dazu zählen auch private Teams- oder Skype-Accounts).
Üblicherweise lautet die vorkonfigurierte Grundeinstellung eines neuen Microsoft 365 Tenants „alle externen Domains erlauben“, was dem größten Freiheitsgrad entspricht.
Welche Vorteile bieten Guest Access, Shared Channels & External Access?
Vereinfachte Kommunikation mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder anderen Stakeholdern
Steigerung der Produktivität und Effizienz von Projekten und Prozessen
Verbesserte Innovation und erhöhte Kreativität durch den Austausch von Ideen und Feedback
Kosteneinsparung und Reduktion der Komplexität, die durch die Verwendung mehrerer Tools entsteht
Die andere Seite der Medaille: Herausforderungen einer Teams-Kollaboration mit externen Personen
Nutzt man Teams in der Zusammenarbeit mit Kunden, Dienstleistern & Co., können Schwierigkeiten entstehen bei:
der Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance,
dem Festlegen von Berechtigungen für externe User,
der Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten von internen wie externen Beteiligten,
bei der Errichtung einer Azure B2B-Verbindung (für geteilte Kanäle).
Über Teamgrenzen hinweg: Teams als Plattform für externe Zusammenarbeit
Microsoft Teams kann die Kommunikation mit externen Usern enorm erleichtern, weil die Plattform eine schnelle und unkomplizierte ad-hoc Kommunikation ermöglicht. Durch das Hinzufügen von Gastzugriffen haben externe User – je nach Art des Zugangs – auf nahezu alle Funktionen und Ressourcen innerhalb eines Teams zugreifen oder nur auf ganz bestimmte. Dadurch kann die Zusammenarbeit immens erleichtert und verbessert werden.
Allerdings gehen auch bei Teams Vorteile und Herausforderungen Hand in Hand: So liegt die größte Herausforderung in der Einhaltung von Datensicherheits- und Compliancevorgaben – ein Thema, das wir wegen seiner Bedeutung in einem separaten Blogbeitrag behandeln werden.
Wir sind Ihre Experten in Sachen Microsoft Teams
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